El mundo de los negocios cada vez es más reñido por la creciente competencia y complicado por las crecientes exigencias regulatorias. Leyes como la Ley antifraude o la Ley crea y crece, están poniendo en evidencia un serio problema: la mayoría de las empresas, especialmente las pymes, están desactualizadas y afrontan importantes sanciones a corto plazo si no introducen cambios en sus sistemas. Sin embargo, tenemos la solución a este «problema» y se llama ERP. Apoyarse en buenos profesionales y en herramientas de gestión como el ERP para pymes SAGE 50 es una buena opción.
En este post te cuento todo sobre el software de facturación, que es una parte de un ERP para pymes y autónomos crucial al ayudarnos a gestionar nuestra contabilidad y procesos de facturación como manda la ley.
Tabla de Contenidos
El ERP: software para ponerse al día
Un ERP (siglas en inglés «Enterprise Resource Planning») es un software integral que permite tener centralizadas, en el mismo lugar, todos los procesos de un negocio, desde el almacén, hasta las compras y ventas, pasando por la contabilidad, los clientes, proveedores y todas las facturas de ventas y compras, así como los medios de pago.
Esta «centralización» de gestiones en un solo lugar, todo interconectado, permite operar con muchísima agilidad a cada departamento de la compañía, disponiendo de información actualizada al momento y correcta a disposición de Finanzas, Logística, Compras, Ventas, etc. Y a disposición de cualquier inspección administrativa.
Un departamento clave de la empresa es el financiero-contable ya que realiza muchas tareas repetitivas susceptibles de errores humanos. Para este departamento, un software de contabilidad como es el módulo contable del ERP será de gran utilidad.
Permitirá a su personal gestionar con agilidad la contabilización de todos los movimientos del negocio, compras, ventas, pagos y cobros, y su reflejo en todo tipo de facturas.
En definitiva, un ERP es una herramienta de gestión que integra en una plataforma única, toda la actividad empresarial, contribuyendo a la eficiencia y buen hacer de la compañía.
Cambios legales que recomiendan dotarse de un buen ERP
En la actualidad hay dos leyes de gran trascendencia por su exigencia y control por parte de profesionales y empresas en materia de facturación. El contenido de ambas va a ser exigible a partir de 2025.
Por una parte, la Ley crea y crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas) obliga a las empresas a utilizar la facturación electrónica en las transacciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Y por la otra, el Reglamento de la Ley antifraude (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre) fija una serie de requisitos que deben cumplir los programas informáticos de facturación de empresarios y profesionales, además de estandarizar los formatos de los registros de facturación de su actividad.
Tras un período de adaptación, estas dos leyes van a ser de obligado cumplimiento desde 2025.
Esto hace que muchas empresas y profesionales deban adaptar sus procesos de facturación y gestión ya, anticipándose a los cambios en ciernes.
De no hacerlo, estarán incumpliendo la ley y estarán expuestas a inspecciones con sus correspondientes sanciones por infracciones legales.
¿Es recomendable un ERP para una pyme o un autónomo?
No es que sea recomendable, es que va a ser necesario, si se quiere cumplir con lo estipulado por las citadas normas. Contar con un ERP dotado de un módulo de facturación adaptado a las exigencias legales es obligatorio.
Y es aquí donde empresas de software como Sage entran a jugar un papel importante.
Software Sage
Sage (Sage Group plc) es una empresa multinacional especializada en software de gestión empresarial para pymes y autónomos. Tienen su sede social en Reino Unido, donde se han convertido en la segunda mayor empresa tecnológica del país.
Sage 50
Sage 50 es la versión más sencilla del ERP de Sage, ideal para autónomos con mucha actividad y microempresas.
Se trata de un programa de contabilidad, gestión y facturación para pequeñas empresas adaptado a las nuevas exigencias legales.
Con él podrás gestionar y tener actualizadas las partes más administrativas de tu negocio. Hablamos de la contabilidad, de tus stocks de producto, de las facturas de compras a proveedores y de las facturas de venta a tus clientes.
Entre las ventajas de Sage 50 están la rapidez con la que se puede hacer su implementación, la facilidad de uso de la herramienta una vez implementada en tu negocio y que cumple las exigencias normativas antes mencionadas.
Además, al estar implantado en la nube y de forma segura, podrás acceder a tu información en todo momento, desde cualquier dispositivo securizado.
Por último, como este software es modular, solo pagarás por los módulos y número de usuarios que realmente usen el programa.
¿Por qué necesitas un partner tecnológico a tu lado?
Supongamos que ya tienes claro que quieres instalar un ERP como el software Sage. ¿Cómo lo haces si no tienes conocimientos informáticos y no conoces este software lo suficiente?
Para ayudarte tienes empresas expertas en consultoría, implementación de ERPs, migraciones de un ERP a otro, y, una vez instalado, de soporte tecnológico como Advantys.
Recurrir a un integrador tecnológico es clave para aligerar el proceso, dimensionarlo adecuadamente, priorizar las áreas de negocio que se migran o integran en el ERP y completar el proceso de la forma más eficaz y eficiente.
Juan del Real Martín
Soy economista por la Universidad Complutense de Madrid, especialización Finanzas. He alcanzado la independencia financiera y me gustaría ayudar a los demás a entender mejor los asuntos de dinero y a tomar las decisiones adecuadas en cada momento de la vida. La educación financiera es básica para que puedas lograrlo tú también.
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