Incorporar un software de facturación electrónica a tu pyme

Hay dos tipos de empresas desde el punto de vista de la supervivencia: las que adoptan soluciones tecnológicas para estar al día. Y las que no. Si tengo que apostar por una solución tecnológica que puede cambiarlo todo en tu negocio ese es el ERP. Y dentro de este, el software facturación electrónica. En este post vemos las ventajas de integrar tu negocio con un software de facturación electrónica de cara a poder gestionar tu empresa como lo hacen las grandes.

Qué es un ERP

Un ERP es un software de gestión de recursos para empresas y profesionales de todo tamaño. Sus funcionalidades son amplísimas. Tanto como tan complicado lo queramos hacer.

El ERP se puede usar en una de las facetas de la empresa como puede ser gestionar el repositorio de productos, su inventario en todos los almacenes y sus altas y bajas. O para planificar las rutas de los camiones de reparto. O para incluir los pedidos de compra a proveedores o los pedidos de venta a nuestros clientes.

Esta sería la vertiente más comercial del negocio. Pero un ERP también es una gran herramienta de servicio al área financiera de la empresa. Así, gracias a este software, podemos tratar a cada uno de nuestros proveedores con sus condiciones de pago y servicio particulares, de manera automatizada.

Para cada uno de ellos podremos crear una ficha con sus condiciones de precio (descuentos, rápeles, etc.), sus medios de pago, su histórico de facturas, etc. Y lo mismo cara a los clientes. Podremos emitirles facturas con el producto comprado o servicio contratado, sus datos de envío y de facturación (si son distintos), incluyendo todo en un flujo automatizado de envíos por correo electrónico. Y podremos analizar el histórico de pedidos que nos hayan hecho, de cara a clasificarlos para un programa de fidelización.

En definitiva, un ERP es un software sencillo, que podemos instalar en nuestro negocio, paso a paso, priorizando áreas de trabajo urgente, o de golpe, con un proyecto de grandes dimensiones.

Software de facturación electrónica

La facturación electrónica, a pesar de que suena a algo complicado, es sencilla de entender. Y es clave para la correcta gestión de un departamento contable y de administración.

Y lo es tanto si emitimos facturas a nuestros clientes, como si las recibimos, de nuestros proveedores. Es decir, que se trata de un sistema dual, que funciona en ambos sentidos (cobros y pagos).

Un ejemplo sin ERP

Te pongo el ejemplo de una empresa con procesos manuales, que aún no ha descubierto los beneficios de un software de facturación electrónica.

El personal recibe las facturas de sus proveedores en la bandeja de correo electrónico. Alguna de ellas puede caer en la bandeja de spam y quedar ahí por los siglos de los siglos, hasta que el proveedor llame asqueado por la tardanza en el cobro.

Se abre la factura y se ha de «picar» a mano en algún soporte (por ejemplo, un Excel compartido en Drive) o recurrir a un software de escaneo capaz de transcribir los datos de esta.

Hay que comprobar que la factura emitida sea correcta en términos de nuestro NIF y dirección o la fecha de emisión. O que tenga un número correlativo superior a la anterior, el importe debe cumplir lo acordado y los impuestos aplicados deben estar bien calculados.

Si cumple todo, comprobaremos que los datos de pago son correctos y tendremos que ir a la ficha del proveedor para ver el plazo de pago acordado. El día señalado, nos tendremos que acordar de incluir la transferencia a ese proveedor, poniendo en el asunto como referencia, el número de factura.

Mismo ejemplo con ERP

Si tienes instalado un software de facturación electrónica, puedes recibir o enviar la factura en/desde el sistema, que se encarga de asignarla al proveedor correcto tan solo introduciendo el NIF.

Como cada proveedor dispondrá de su ficha online, el sistema sabrá cuándo hay que proceder a su pago y generará una orden de pago a nuestro banco de forma automática. Además, con el ERP, nos aseguraremos de que no hay facturas pendientes de pago.

Ventajas de este software de facturación

Entre las ventajas de la facturación automatizada destaco:

• Eliminación del papel: se eliminan el tratamiento manual de facturas gracias a la comunicación por correo electrónico. Se ahorran tiempo y costes postales.

• Generación automática de facturas a nuestros clientes: una vez efectuado el encargo o el pago a un comercial, en una tienda física o en nuestra tienda online, e introducidos los datos de cliente, el sistema puede generar y enviar por email la factura al cliente.

• Reducción de errores humanos: el ERP se encarga de verificar que los datos de clientes, impuestos, gastos de envío, etc. aparezcan correctamente en la factura emitida o recibida.

• Firma electrónica: la normativa comienza a imponer el intercambio automatizado de facturas

• Integridad y seguridad en la transmisión: el sistema guarda la factura original sin que pueda ser manipulada o modificada. Y la envía de forma encriptada para que llegue a su destinatario sin ninguna intromisión intermedia.

• Gestión de la tesorería: al conocer el sistema las facturas pendientes de pago y los plazos para las mismas, se tiene una imagen fiel de las necesidades de «caja» a corto y medio plazo. Esto permite a la dirección financiera la correcta gestión de la financiación a corto de la empresa sin amenazas ni retrasos en los pagos y cobros.

• Gestión administrativa en tiempo real: cualquier persona autorizada puede acceder, al mismo tiempo, al sistema para consultar el estado de un cliente, de un proveedor, sus pagos pendientes, histórico de facturas, etc.

Normativa relacionada

Es normativa que debes conocer si eres autónomo o pyme, ya que tiene obligaciones relacionadas con la forma de facturar a tus clientes.

En concreto, requiere que todos los profesionales y pymes pasen a emitir facturas electrónicas en todas sus transacciones comerciales, con independencia de su importe. Y ello con un software de facturación electrónica homologado como el de Cegid.com

• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (conocida como «ley crea y crece»).